Was macht eine erfolgreiche Meeting-Kultur aus?

Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeitswelt. Laut Statista verbringen knapp die Hälfte der Angestellten 25-50% ihrer Arbeitszeit in Meetings, Tendenz steigend. Somit machen Meetings einen wesentlichen Bestandteil unserer Arbeitszeit aus und sollten daher effizient und angemessen strukturiert sein.

Ob es um die Planung von Projekten, das Erörtern neuer Ideen oder das Besprechen von Fortschritten geht – Meetings sind eine effiziente Möglichkeit, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Doch nicht alle Meetings sind gleich erfolgreich. Ein gutes Meeting ist mehr als nur eine Gruppe Menschen, die in einem Raum sitzen und reden – es ist eine Kultur der Zusammenarbeit und des Austauschs.

Wie sehen unzureichende Meetings aus?

Vielleicht geht es Dir aber hier auch so wie mir. Häufig werde ich zu Meetings eingeladen, ohne überhaupt Infos darüber zu bekommen, worum es eigentlich geht (oder im Besten Fall ein Projektname als Überschrift). Es gibt weder eine Agenda in der Einladung, noch eine vernünftige Erklärung. Außerdem werden noch irgendwelche Leute eingeladen, mit denen ich noch gar nichts zu tun hatte, oder zumindest nicht in diesem (vermuteten) Zusammenhang… Und wenn ich dann an dem Meeting teilnehme, werde ich manchmal für mich zusammenhangslos angesprochen mit der Aufforderung zu erklären, wo das Problem ist (ehrlich gesagt, frage ich mich das dann auch) oder wie wir weiter vorgehen können (und ich weiß immer noch nicht, worum es geht)… Am Ende gibt es dann gern noch ein Abschluss-Pladoyer, dass nun ja endlich alles klar ist (ohne Zusammenfassung) und es wird sich höflich für die Zusammenarbeit bedankt… und ich frage mich, warum meine Anwesenheit hier überhaupt notwendig war… Ein wenig überspitzt ist diese Situation zwar schon, doch jedes dieser Elemente, ab und an auch gepaart, durfte ich in Meetings mehrfach erleben.

In einem anderen Beispiel hatte ich ein regelmäßiges Kundenmeeting mit Projektdurchsprachen, wobei der Kundeneinkäufer es für sich einfach gemacht hat und alle Kontakte unserer Firma zu diversen Projekten in einen großen Termin eingeladen hat, wo er alle seine Themen bespricht… Da saß ich nun 2 Stunden in einem Telefonat, bei dem ich mich nach 20 Minuten nicht mehr auf die für mich irrelevanten Themen konzentrieren konnte und innerlich abgeschaltet habe… nach ca. 1.5h wurde ich dann plötzlich aus dem Blauen etwas gefragt, musste nachfragen (bei welchem Thema wir jetzt genau sind und was die Frage war) und wurde dafür mit Verachtung gestraft, da ich es offensichtlich nicht für notwendig halte, zu dem Termin beizutragen.

Ich denke, Dir fallen selbst auch einige Beispiele für völlig ineffektive Meeting Kulturen ein. Folgende Punkte habe ich aus diesen Themen als ineffizient erfahren:

unklarer Zweck des Meetings / unklares Thema
fehlende Vorbereitung
schlechte Kommunikation vor, während und nach dem Meeting
zu viele Teilnehmer, zu viele Themen
keine Agenda / unstrukturierter Ablauf
unklare Erwartungshaltungen
unklare Entscheidungen
fehlende Dokumentation

Diese Punkte sind aus meiner Erfahrung Grund für einen Großteil von „schlechten Meetings“. Es gibt aber noch viele weitere, die umgekehrt dann jedoch zu einer effektiven Meetingkultur beitragen. Darüber möchte ich viel lieber meine Gedanken mit Dir teilen.

Was ist das Wichtigste in einem Meeting?

Für mich eindeutig: ein klar formuliertes Ziel des Meetings! Dieses sollte auch allen Teilnehmern vorab ausreichend kommuniziert werden. Ich halte es außerdem für sinnvoll, möglichst nur ein Ziel pro Meeting zu haben. Das ermöglicht die maximale Fokussierung aller Beteiligten auf dieses Ziel. Außerdem können abweichende „eingeworfene“ Themen so begrenzt werden und separat in anderen Meetings besprochen werden.

Und was ist noch wichtig?

Die richtigen Teilnehmer, um das Ziel zu erreichen
eine zielorientierte Agenda, die jeden Teilnehmer mit einplant
ausreichend Zeit (und trotzdem nicht zu viel, damit das Meeting für alle Teilnehmer wesentlich bleibt)
klare Rollen: Wer moderiert? Wer führt das Protokoll? Was wird von wem erwartet?
gemeinsames Verständnis von Grundregeln, sowohl eine positive Grundeinstellung allen Teilnehmern gegenüber
- Dazu gehört auch ein gemeinsames Verständnis von angemessener Kommunikation (großes und komplexes Thema, das sich auch ständig weiter entwickelt)
anschließend eine angemessene Dokumentation des Meeting-Ergebnisses

… und und und… tatsächlich gibt es noch vieles weiteres, was wichtig ist. Wenn ich mich an das eine oder andere Meeting erinnere, sind mit diesen Themenblöcken jedoch schon die meisten „großen“ Probleme abgedeckt.

Was kannst Du im Einzelnen für eine bessere Meetingkultur tun?

Ich selbst habe seit einigen Jahren nur noch relativ wenig Meetings. Meetings, deren Inhalt mir nicht klar ist (und ohne vorherige Absprache am besten einfach im Kalender platziert werden), sage ich ab. Dieses Verhalten stößt häufig auf Mißbilligung, gern auch auf Beschwerden des Einladenden (Sätze wie „was glaubt die eigentlich, wer sie ist?“ fallen häufiger)… und genau das bestätigt mich darin, dass es richtig ist. Doch tatsächlich ist es vermutlich fraglich, ob das für eine positive Meeting-Kultur im Ganzen sinnvoll ist.

Wenn Du aktiver einen positiven Einfluss auf die Meeting-Kultur in Deinem Unternehmen haben möchtest, hast Du selbst als Teilnehmer einige Möglichkeiten:

Selbst bei geringem Infostand vorab: bereite Dich vor! Fehlen Dir Informationen? Vielleicht kannst Du beim Organisator oder bei anderen Teilnehmern nachfragen und mehr heraus finden? Was wird von Dir als Teilnehmer erwartet? Wie kannst Du Deine Position aufbereiten?
Zum Meeting selbst:
- sei pünktlich da, vielleicht kannst Du sogar vorher noch ein paar Minuten frei machen, um Dich „einzustimmen“ und so geistig voll im Meeting sein.
- Sei während des Meetings voll anwesend, vermeide Ablenkungen wie Smartphone, offenes Emailprogramm etc.
- Höre zu um die anderen und ihre Argumente/Positionen zu verstehen (im Gegensatz zum Zuhören, um zu Antworten); so wirst Du neue Sichtweisen erleben und wirst evtl. auch einige neue Aspekte bemerken, die zu einer besseren Lösungsfindung führen.
- Kommuniziere respektvoll und konstruktiv; stelle klärende Fragen, hinterfrage evtl. auch die Annahmen, denen Argumente zu Grunde liegen (Deine eigenen sowie die der andern Teilnehmer)…
- Versuche den Fokus vom Problem auf die Lösung zu verschieben; so trägst Du dazu bei, dass das Meeting mit einem positiven Ergebnis abschließen kann; An diesem Punkt kann Dich auch ein Coaching-Mindset unterstützen (dazu tausche ich mich gern mit Dir aus, schreib mich einfach an 🙂 )
- Fasse das, was Du verstanden hast, zusammen; so gibst Du den anderen Teilnehmern auch nochmal zu reflektieren, ob das mit ihrem Verständnis zusammen passt.

Dies sind einige erste Tipps, die Dir hoffentlich als kleine Inspiration dienen. Hast Du evtl. ein paar Tipps, die Du gern teilen möchtest, freue mich sehr über Dein Feedback! Am Einfachsten erreichst Du mich per Email unter info@abenteuer-teamwork.com.